Aufbewahrungs- und Speicherrichtlinie

1. Allgemeines 
   Diese Aufbewahrungs- und Speicherrichtlinie der DHA regelt die datenmäßige Behandlung aller Daten und Dokumente von Weiterbildungsteilnehmer, die bei der DHA eingehen. Daten in diesem Sinne sind alle Angaben über Personen oder Gesellschaften, die geeignet sind, Rückschlüsse auf eine Person oder eine Gesellschaft zu ziehen, insbesondere, aber nicht nur, die Stammdaten dieser Personen oder Gesellschaften. Dokumente in diesem Sinne sind alle Unterlagen, die Personen einreichen oder die sonst Personen zugeordnet werden können, insbesondere, aber nicht nur, die Vertrags­dokumente und die Weiterbildungsunterlagen. Für Daten und Dokumente, die bei der DHA eingegangen sind, ohne dass ein Studium stattfindet (Interessenten), gilt diese Richtlinie nicht. Diese Daten werden ausschließlich zu dem bestimmten Zweck verwendet und anschließend vernichtet, sofern nicht eine weitere Verwendung gesetzlich vorgeschrieben ist oder eine ausdrückliche Einwilligung vorliegt.
   
   
2. Anwendungsbereich
   Diese Richtlinie gilt sowohl für analoge Daten und Dokumente wie für digitale Daten und Dokumente. Diese Richtlinie findet Anwendung auf alle Weiterbildungen der DHA.
   
   
3. Aufbewahrungsfristen/Vernichtung
   Die Aufbewahrungsfrist gibt den Zeitraum an, für die Daten und Dokumente (Akten, auch virtuell) bei der DHA auch nach Beendigung der Weiterbildung aufzubewahren sind, bevor eine Aussonderung und Vernichtung (Löschung) durchgeführt werden kann. Sie beginnt jeweils nach Ablauf des Kalenderjahres, in die Weiterbildung beendet worden ist. Absolviert ein Teilnehmer mehrere Weiterbildungen, so gelten die Aufbewahrungs­fristen für jede Weiterbildung gesondert. Nach Ablauf der jeweiligen Fristen werden die Daten gelöscht und/oder die Unterlagen vernichtet. Auf Anfrage können dem Teilnehmer die Dokumente digital übermittelt werden.
   
   Im Einzelnen gelten folgende Fristen:
   
   - Stammdaten: unbefristet
   
   - Zweitschriften von Prüfungszeugnissen und -urkunden (DHA-Zertifikate, Abschlussdokumente, etc.): 15 Jahre
   
   - Weiterbildungsnachweise (z.B. Teilnahmebescheinigungen, Leistungsnachweise, Abschlussarbeiten, Modularbeiten, Notenlisten etc.): 10 Jahre
   
   - Alle übrigen Daten und Dokumente: 5 Jahre 

   
   Sollten gesetzlich längere Fristen geregelt sein, so gelten diese längeren Fristen abweichend von vorstehender Regelung auch für die DHA verbindlich.

   
   
4. Nachweispflichten

Über die Vernichtung/Löschung der Daten und Dokumente ist ein Nachweis zu führen.


Köln im Mai 2018

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